L'envoi des informations de la comptabilité des journaux au grand livre
Ensuite, après que les données complètes de la transaction sont enregistrées, les parties des données sont récapitulées et transférées à un autre journal, appelé le grand livre :
Le grand livre est une collection de tous les comptes qu’une affaire maintient dans son système comptable. Avec le développement des systèmes comptables informatisés, les grands livres sont souvent en forme de rapports électroniques (des bases de données).
Donc, le grand livre est où les informations sur tous les comptes sont gardées. Pour que les informations arriver au grand livre, il doit être envoyé depuis les journaux.
L'envoi est le processus du transfert des informations de la comptabilité des journaux au grand livre. Par exemple, toutes les informations d'un journal de caisse sont envoyées au grand livre pour mettre à jour le(s) compte(s) de caisse.
Parfois les informations dans les journaux sont récapitulées en groupes homogènes avant l'envoi au grand livre. Par exemple, s'il y a beaucoup de paiements en argent comptant pour des provisions pendant une période, de tels paiements peuvent être récapitulés pour limiter le nombre de rapports dans le grand livre. Notez que seulement les transactions homogènes sont d'habitude récapitulées avant l'envoi.
Après que l'envoi a été fait, tous les soldes débiteurs et créditeurs sont comparés pour assurer qu'ils s'équilibrent.
4.5.4 La préparation des bilans provisoires
Quand toutes les entrées sont envoyées, un bilan provisoire est préparé.
Un bilan provisoire est une liste de tous les comptes avec leurs soldes à un point dans le temps.
Les bilans provisoires ne peuvent pas être préparés à tout moment (avant ou après les entrées d’ajustement ou de fermeture). Cependant, on le considère une bonne pratique d’avoir un bilan provisoire avant la préparation des déclarations financières parce qu'un bilan provisoire montre les comptes avec leurs soldes. De telles informations facilitent énormément la préparation des déclarations financières. On montre un exemple d'un bilan provisoire avant et après toutes les entrées de fermeture ci-dessous :
Illustration 4-49 : Le bilan provisoire avant la fermeture pour Huske's Consultants
Titres de Compte |
Débit |
Crédit |
L’Argent comptant |
11,100 |
|
Les Provisions |
100 |
|
Les Comptes Recevables |
1,100 |
|
L’Intérêt Recevable |
100 |
|
Le Loyer Payé par anticipation |
1,233 |
|
Les Notes Recevables |
3,000 |
|
L’Équipement de Bureau |
2,000 |
|
La Dépréciation Accumulée |
|
(800) |
Les Comptes Payables |
|
(800) |
Les Salaires Payables |
|
(600) |
L’Intérêt Payable |
|
(163) |
Les Notes Payables |
|
(4,000) |
Le Revenu non rapporté |
|
(1,800) |
Le Capital Contribué |
|
(10,000) |
Les Distributions |
300 |
|
Le Revenu de Consultation |
|
(5,100) |
Le Revenu d'Intérêt |
|
(100) |
La Dépense de Dépréciation |
800 |
|
La Dépense d'Intérêt |
163 |
|
La Dépense de Maintenance du Bureau |
800 |
|
La Dépense d’Exploitation |
600 |
|
La Dépense du Loyer |
1,167 |
|
La Dépense des Salaires |
600 |
|
La Dépense des Provisions |
300 |
|
La Somme globale |
23,363 |
(23,363) |
Illustration 4-50 : Le bilan provisoire de l’envoi final pour Huske's Consultants
Titres de Compte |
Débit |
Crédit |
L’Argent comptant |
11,100 |
|
Les Provisions |
100 |
|
Les Comptes Recevables |
1,100 |
|
L’Intérêt Recevable |
100 |
|
Le Loyer Payé par anticipation |
1,233 |
|
Les Notes Recevables |
3,000 |
|
L’Équipement de Bureau |
2,000 |
|
La Dépréciation Accumulée |
|
(800) |
Les Comptes Payables |
|
(800) |
Les Salaires Payables |
|
(600) |
L’Intérêt Payable |
|
(163) |
Les Notes Payables |
|
(4,000) |
Le Revenu non rapporté |
|
(1,800) |
Le Capital Contribué |
|
(10,000) |
Les Bénéfices Conservés |
|
(470) |
La Somme globale |
18,633 |
(18,633) |
4.5.5 La préparation des déclarations financières (conclusion seulement)
Après que le bilan provisoire d’envoi final est préparé et vérifié pour assurer que les soldes créditeurs égalent les soldes débiteurs, les déclarations financières sont préparées. Nous sautons la préparation des déclarations financières ici parce que nous avons vu comment elle est faite auparavant. Notez que la préparation des déclarations financières est l’étape finale dans l’enchaînement qui a été commencé par l’analyse des documents de base.
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